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2022/02/03

【5】企業としてのプロジェクト管理の仕組み作り(3) ~調達ステータス管理編~

プロジェクトから調達へ機器の手配依頼(REQ-Requisition)をしたのに、予定日になっても機器が現地に届いていない? そもそも手配されているのか?

みなさんはプロジェクトで機器の手配ステータスが分からずに、こんな心配をしたことがないだろうか。 プロジェクトとしては、「いつ設置や工事ができるのか」手配の状況はかなり気になるところである。

本コラムでは、このような課題にどう対応するか、企業としての調達ステータス管理の仕組み作りについて話をしたいと思う。

調達のステータス管理は、以下の3つがある。

 ① 注文書(PO)を発行するまでのステータス管理
 ② 注文書(PO)を発行した後の出荷のステータス管理
 ③ 注文書(PO)を発行した後の支払のステータス管理

プロジェクトでは、これらのステータスを常に把握することが難しく、実態としては担当者が調達部隊へExcelのリストを持ちながら、手配状況をつど確認するケースが多い。

では、これら3つのステータス管理に対してどのような仕組み作りをしていくのが良いか、まずは調達業務の流れを元に考えていこう。
下図は注文書発行までと注文書発行後の調達業務について流れを表したものである。

注文書発行までの業務では、設計側からREQ(手配依頼)が出されると、調達では依頼内容を確認し、RFQ(見積依頼)と入札(BID)が行われ、ベンダー決定後に注文書(PO)を発行する。そして、ここまでの注文書ステータスを管理する。
注文書発行の後は出荷(Shipment)業務と請求・支払(Invoice)業務に分かれる。
出荷業務では、Line Item(購入品アイテム)ごとに出荷ステータスを管理し、請求・支払業務では支払ステータスを管理する。

上図のように調達業務の中では、ステータスとともにコストの計上が発生する。

注文書発行により確定コストが計上し、支払により実績コストが計上される。この確定コストがコスト管理のポイントの1つとなっている。

プロジェクトの期間が長く、また手配する機器や材料の金額が大きいプロジェクトでは、支払業務が完了するまでコスト計上がされないと、コスト実績値が後になってから一気に上がることになり、スケジュール/リソースの調整が迅速にできなくなる。

よって、このようなプロジェクトでは支払金額が確定する注文書発行タイミングで確定コストを計上するのである。もちろん、支払業務完了時の金額は実績コストとして計上する。

以上のように注文書発行前、発行後における3つのステータス管理をプロジェクトと調達の双方が、常に確認できるよう可視化し、確定コスト(Commitment)と実績コスト(Actual)をコスト管理へ計上できる仕組みやシステムを作ることにより、「いつ設置や工事が行えるか」「実際にプロジェクトでかかっている調達コストはいくらか」が分かるようになる。

では、システムイメージを含めた具体的な例をあげていこう。 今回はARES PRISMの調達管理システムを使った例をあげたいと思う。

まずは注文書発行までの注文書ステータス管理から説明しよう。
下図はARES PRISM調達管理システムで注文書ID:PEVP11-PO-000001に対し、ステータスがどこまで進んでいるかを確認している例になる。

あらかじめ企業としての注文書ステータス測定用にイベントを用意しておき、いつでも注文書の状況が分かるようになっている。この例では、入札が完了して2/28に注文書(PO)完了予定であることが分かる。
もちろん、このようなシステムでは、REQ(手配依頼書)作成・確認、対象ベンダー選定など業務面の機能も備えている。

次に注文書発行後の出荷ステータス管理を説明しよう。 下図はARES PRISM調達管理システムで出荷ID:PEVP11-PO-000005-S01に対し、ステータスがどこまで進んでいるかを確認している例になる。

あらかじめ企業としての出荷ステータス測定用にイベントを用意しておき、いつでも出荷の状況が分かるようになっている。この例では、手配した機器や材料が輸送中で6/6に現地に到着する予定であることが分かる。
これにより手配を依頼した機器や材料の調達状況が分かり、「いつ設置や工事が行えるか」が計画できるようになるのである。同様に支払ステータス管理や請求・支払業務もできるようになっている。

さて、ここまで調達に関わるステータス管理の話をしてきた。 ここからは注文書発行や支払の完了時に計上される調達コストとプロジェクトコスト関連を説明していこう。

以前のコラムでも記載したが、ARES PRISMのコスト管理システムでは
コントロールアカウント(プロジェクトのコスト管理単位)で
予算(Budget)、変更予算(Change)、実績(Actual)、
確定(Commitment)、完成時予測(EAC)を管理する。
管理項目にある通り、ポイントの1つである確定(Commitment)も管理対象である。

たとえば、プロジェクト期間が長く、また手配する機器の金額が大きい場合、その金額はプロジェクトのコスト管理に大きな影響を与える。
そのためプロジェクトでは、支払完了ではなく金額が確定する発注段階でコスト計上したくなる。
ARES PRISMでは、注文書が発行され確定(Commitment)項目にコストが計上され、支払が完了すると実績(Actual)項目にコスト計上される。

また、ARES PRISMでは調達管理システムでとコスト管理システムがリンクしているため、注文確定時の発注金額と支払完了時の支払金額が、それぞれプロジェクトのコスト管理単位であるコントロールアカウントに対する確定(Commitment)と実績(Actual)に計上される。
これにより常に「プロジェクトで現在発注した額はいくらか、支払まで完了した額はいくらか」が分かるようになるのである。

以上、本コラムでは調達ステータス管理の仕組み作りについて述べてきた。

このように調達ステータスを共有化し、また発注・支払コストをプロジェクト管理システムに取り込むシステム作りをすることにより、企業としての調達ステータスをいつでも確認できる仕組み、また調達ステータスを考慮したプロジェクト管理会計の仕組みができあがる。

これによりプロジェクトマネージャ、プロジェクト関係者、組織長などのマネジメントはいつでもプロジェクトステータスとコスト状況を分析し、常に必要な対策を取れるようになるのである。

近年の通信やシステムの驚異的な進化により、調達業務のグローバル化や調達業務の効率化を考える企業が増えてきている。
企業として調達ステータスを可視化できる状態にし、遠隔地からでもプロジェクト担当者が確認できる仕組みができあがると、信憑性が高く迅速が対応が取れるようになる。

そうすれば、Excelのリストを持って調達部隊に確認しに行き、タイミング悪く古い情報を得てしまうようなことはなくなるに違いない。

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カテゴリ:プロジェクトマネジメント